وثائق

عقدت الهيئة الادارية الاولى للملتقى الثقافي العربي بعد المؤتمر التأسيي أربعة اجتماعات حضرها معظم أعضائها.

• في الاجتماع الأول الذي عقد في 2/12/2011 تم انتخاب المنسق العام ونائبه والناطق الرسمي وهم على التوالي (عامر الحبش ولويزا قريشي ونجيب جلال) وتم كذلك تشكيل اللجان الثلاث الاجتماعية والثقافية والاعلامية.
كما تم الاتفاق على حضور الاعضاء الاحتياط جميع اجتماعت الهيئة.

• في اجتماعها الثاني الذي عقدته في 18/12/2011 ناقشت الهيئة الادارية وأقرت برنامج النشاطات الرئيسي الذي عرضته اللجان، حيث حددث تواريخ مسبقة لتلك النشاطات.
كما أقر الاجتماع عرض اللجنة الاعلامية باصدار نشرة شهرية باسم «الملتقى» تتضمن اخبار ونشاطات الملتقى ومساهمات الأعضاء.
تتكون النشرة من اربع صفحات قابلة للزيادة، وتكون الكترونية في البداية، وتوزع على الاعضاء فقط من خلال البريد الالكتروني.
كما اقرت مقترح اللجنة الاعلامية بفتح موقع على الانترنيت وحساب على فيس بوك، وعناوين الكترونية لبعص أعضاء الهيئة واللجان العاملة في اطارها.
وناقش الاجتماع مسألة توسيع عضوية الملتقى واستعرض افضل السبل لتحقيق ذلك، وقد تم الاتفاق اخيرا على ان نشاطات الملتقى يحضرها اعضاؤه الحاليون واصدقاؤهم فقط، على أن يتم توسيع العضوية تدريجيا مع مراعاة النوعية والانسجام. وسيتم توضيح هذه النقطة لجميع الاعضاء عبر النشرة أو مباشرة خلال النشاطات القادمة.
وأقر الاجتماع من حيث المبدأ مقترحا من اللجنة الاجتماعية بتنظيم رحلات داخل الدانمارك والى السويد خلال شهري الصيف القادم (السادس السابع) من سنة 2012. على ان يتم تأكيد ذلك وتحديده زمنيا ومكانيا في وقت لاحق.
وناقشت الهيئة الادارية في اجتماعها الثاني موضوع الاجتماع السنوي القادم. حيث كان بعض الاخوة قد اقترحوا في الاجتماع التأسيسي عقد الاجتماع العام للهيئة العامة للملتقى في شهر مايو/أيار القادم. لكن الهيئة الادارية وجدت ذلك غير ممكن عمليا لأن الفترة الزمنية قصيرة جدا، ولا تسمح لها بتنفيذ برنامجها واعداد الوثائق المطلوبة للاجتماع العام. لذلك قررت ان يكون الاجتماع السنوي في نهاية العام الحالي 2012 وليس قبل ذلك.

• في الاجتماع الثالث وضعت الهيئة الترتيبات النهائية لحفلة المولد النبوي الشريف ووزعت المهام بين اعضائها لكي يخرج الحفل بأفضل ما يمكن.

• واستنادا الى قرار سابق للهيئة يقضي بإقامة حفلات وأماسي ولقاءات إضافية خارج إطار البرنامج العام للفعاليات، وذلك تلبية لرغبة أعضاء الملتقى وأصدقائه في التلاقي التواصل، أقيم في مساء 4/3 حفل عشاء وموسيقى عائلي في مطعم لافيستا حضرة عدد عفير من الاعضاء والاصدقاء.
وقد طالب الحضور بتكرار هذه الأماسي العائلية في المستقبل.
د عقدت الهيئة الادارية للملتقى اجتماعها الرابع يوم 16/3/2012 وناقشت عدة موضوعات منها: الاستقالة التي تقدمت بها عضوة الهيئة السيدة ندى مكتبي، حيث وجهت رسالة الى الهيئة طلبت فيها اعفاءها من عضوية الهيئة لانشغالها الدائم بمشاريع تخص عملها، ولعدم وجود الوقت الكافي لديها كي تحضر اجتماعات الهيئة وتقوم بمهامها في الملتقى. تجدر الاشارة الى أن السيدة ندى مكتبي لم تحضر الاجتماعات الثلاث الاخيرة للهيئة الادارية.
وقررت الهئية قبول استقالة السيدة ندى مكتبي من عضوية الهيئة الادارية، وحل احد الاعضاء الاحتياط محلها حسب الاصول.
وفي إطار تقييم عملها خلال الفترة الماضية وتحسينه في المستقبل وتشجيع المبادرات الفردية قررت الهيئة ان من حق اللجان المتفرعة عنها اقامة نشاطات طارئة وخارج البرنامج العام، على أن يتم اخبار كافة أعضاء الهيئة بهذا النشاط وتفاصيله مسبقا وبأي وسيلة اتصال متاحة.
وقررت الهيئة أيضا التعاون مع بيت الاعلام العربي وجريدة أخبار الدانمارك في اقامة المشاريع الثقافية المتنوعة.